Oleh Megan Sayles
AFRO Penulis Perniagaan
[email protected]
Sidang Kemuncak Jangkauan Perniagaan Kecil dan Minoriti Gabenor, yang berlangsung pada 19 November di Pelabuhan Dalaman Hilton Baltimore, mengumpulkan lebih 800 wanita, minoriti dan pemilik perniagaan veteran untuk mengetahui proses perolehan negeri. Di Maryland, terdapat hampir $7 bilion peluang kontrak negeri, menjadikan perolehan sebagai cara yang berkesan untuk mengekalkan dan mengembangkan perniagaan.
Walau bagaimanapun, untuk mendapatkan kontrak, usahawan mesti mengemukakan tawaran yang menang terlebih dahulu. Sesi sidang kemuncak yang diketuai oleh Philp Rizzi, pengarah urusan penangkapan dan cadangan di perundingan Deep Water Point and Associates, membentangkan 10 cara terbaik untuk kehilangan bidaan.
“Anda tidak mahu menghabiskan lebih banyak wang untuk cadangan dan lebih banyak masa daripada yang diperlukan untuk menyusun cadangan yang benar-benar hebat. Daripada syarikat terkecil hinggalah syarikat terbesar, di mana-mana dari 20 hingga 50 peratus masa dan usaha yang digunakan untuk membida banyak terbuang,” kata Rizzi. “Ia bukan secara material menjadikan cadangan anda lebih baik, dan bukan sahaja pembaziran sumber yang boleh digunakan untuk tawaran lain, haus dan lusuh pada kakitangan anda adalah sangat besar.”
Di bawah ialah semakan kesilapan biasa yang dilakukan oleh perniagaan dan pengesyoran untuk amalan terbaik.
Tidak patuh
Agensi kerajaan biasanya mengeluarkan permintaan untuk cadangan (RFP) untuk kerja kontrak negeri. Dokumen ini mengandungi penerangan projek, keperluan penyerahan, penyata kerja, kriteria penilaian dan terma dan syarat. Jika pemilik perniagaan gagal membaca RFP dengan teliti atau mengabaikannya, mereka mempunyai peluang yang lebih besar untuk tidak mematuhinya. Ia juga penting bagi mereka untuk bertanya soalan jika mereka keliru dengan keperluan.
Perniagaan harus memastikan mereka mematuhi semua arahan dan mempunyai pemahaman yang kukuh tentang skop kerja dan proses penilaian cadangan. Mereka juga boleh mempertimbangkan untuk menugaskan ahli pasukan tertentu untuk mengesahkan pematuhan.
Penyelidikan yang tidak mencukupi
Selain daripada mematuhi, cadangan juga penting untuk menarik. Menyelidik misi, keperluan, cabaran dan matlamat pelanggan, dalam hal ini kerajaan, adalah penting untuk melaksanakan bidaan yang berkesan. Memandangkan banyak kontrak menjangkau beberapa tahun, cadangan harus mempunyai visi untuk masa depan dan mengambil kira sebarang perubahan yang akan datang kepada persekitaran pelanggan, termasuk ketersediaan pembiayaan dan peralihan dalam kepimpinan. Perniagaan juga mesti memastikan kakitangan mereka mempunyai kelayakan yang diperlukan untuk kerja itu dan bahawa mereka memahami landskap harga untuk membuat tawaran yang kompetitif. Menggaji pakar dan menghadiri kumpulan perdagangan dan mesyuarat profesional boleh membantu penyelidikan.
Kerjasama pasukan yang lemah
Untuk kontrak yang lebih besar, kontraktor utama boleh mengumpulkan satu pasukan subkontraktor untuk menyokong mereka dalam kerja. Komunikasi yang buruk, penglibatan yang tidak berkesan dan kegagalan untuk mempunyai strategi pasukan yang jelas boleh menjejaskan bida anda. Setiap ahli pasukan harus mempunyai peranan yang bermakna, dan jangkaan setiap orang dalam kontrak harus dibentangkan terlebih dahulu.
Mengabaikan persaingan
Untuk memenangi kontrak, perniagaan mesti menimbang kekuatan dan kelemahan mereka terhadap pesaing mereka. Keputusan ini mungkin menunjukkan bahawa mereka harus mengelak daripada membuat tawaran. Memahami keupayaan pihak lawan adalah penting untuk menghalang perniagaan daripada mengemukakan cadangan “saya juga”, atau yang gagal berbeza daripada cadangan pesaing. Bercakap dengan ombudsman perusahaan perniagaan minoriti (MBE) dan hadiri acara industri untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang siapa yang mungkin anda lawan.
Harga Tidak Berkesan
Walaupun ramai mungkin percaya agensi kerajaan sentiasa menggunakan tawaran yang paling murah, ini tidak benar. Penetapan harga yang rendah mungkin menunjukkan kepada kerajaan bahawa perniagaan tidak mempunyai pemahaman sebenar tentang kerja itu. Walau bagaimanapun, ia juga merosakkan harga berlebihan. Adalah penting untuk memeriksa corak pembelian pelanggan, mengelak daripada membuat kesilapan harga asas dan untuk mewajarkan harga yang dicadangkan.
Tema kemenangan lemah atau pembeza
Tema menang, atau idea utama, kekuatan dan hujah, adalah penting untuk menonjolkan bida. Walaupun cadangan itu patuh, kegagalan untuk menjadi menarik boleh menyebabkan perniagaan menang. Kontraktor mesti mencipta cerita yang meyakinkan dan membezakan diri mereka daripada persaingan. Selepas penilai membaca cadangan itu, mereka harus tahu apa yang membezakannya dan menjadikannya lebih berharga kepada kerajaan. Perniagaan harus memanfaatkan penyelidikan mereka terhadap pelanggan untuk mengenal pasti pembeza mana yang hendak diserlahkan dalam cadangan.
Menyulitkan cadangan
Cara penulisan cadangan boleh memberi kesan sama ada perniagaan memenangi tawaran atau tidak. Elakkan menulis ayat panjang dalam fon kecil dengan jargon dan bahasa yang kompleks. Ini menjadikan cadangan lebih sukar dibaca dan boleh mengurangkan pengaruh cerita perniagaan. Sesetengah agensi juga memulakan had halaman, yang harus sentiasa dipatuhi. Amalan yang baik untuk melakukan semakan penyelesaian dan menyekat masa untuk mengedit.
Mengabaikan visual
Setiap cadangan hendaklah mengandungi visual, sama ada carta organisasi, maklumat grafik, gambar rajah proses atau grafik lain. Ilustrasi ini tidak sepatutnya mempunyai palet warna yang tidak konsisten atau bergelora. Perniagaan harus memastikan semua visual masuk akal dan memaparkan maklumat yang tepat.
Kitaran semakan yang buruk
Sebelum RFP diserahkan, draf hendaklah disemak oleh pasukan. Rizzi menjelaskan bahawa peringkat ini adalah di mana dia biasanya melihat pembaziran sumber terbesar. Pasukan penyemak harus mempunyai pemahaman yang komprehensif tentang cadangan itu, dan prosesnya harus teratur. Penyemak hendaklah dihadkan dan dikenal pasti pada awal proses RFP. Mereka sepatutnya hanya memberikan maklum balas yang boleh diambil tindakan.
Perubahan saat akhir
Apabila tarikh akhir untuk RFP menghampiri, perniagaan mungkin tergerak untuk membuat perubahan besar sejurus sebelum garisan penamat. Mereka harus menahan keinginan ini kerana ia membawa lebih banyak risiko. Perubahan ketara pada saat-saat akhir boleh menyebabkan cerita itu runtuh, menjejaskan keseimbangan cadangan atau menyebabkan ketidakpatuhan. Menjelang penghujung proses, hanya ahli pasukan penting yang harus terlibat.
